【例文あり】採用率を上げるお礼状の効果と書き方を徹底解説!

転職活動中の皆さん、お礼状って書いたことありますか？

私がリハビリ科長として採用活動を行う中で、お礼状が採用の決め手になった事例をいくつも経験しました。特に、面接で際どいラインにいた求職者が、手書きのお礼状を送ってきたことで評価が急上昇し、最終的に採用に至ったケースもあります。

この記事では、 お礼状が採用活動に与える効果と、具体的な書き方、そしておすすめの送付方法 を徹底解説します。さらに、 採用率をアップさせるお礼状の例文 もご紹介！

転職活動で他の候補者と差をつけたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

お礼状が合否を左右する2つの理由

お礼状が合否に影響を与えるのはなぜでしょうか？採用担当者としての視点から、その理由を解説します。

面接後すぐに合否は決まらない

面接の結果がその場で決まることはほとんどありません。
特に40代の求職者の場合、これまでの経験やスキルを慎重に評価し、他の候補者と比較しながら最終判断をすることが一般的です。

この間に送られるお礼状は、あなたの存在を再度強く印象づけ、 「この人なら採用しても良さそう」 という気持ちを私たち採用担当者に抱かせる絶好の機会となります。

また、採用担当者にとって、お礼状は単なる感謝の意を伝える手紙以上の意味を持ちます。それは、 相手への敬意や誠実さ、そして入職への本気度を示す重要なメッセージ です。

このひと手間を惜しまず行うことで、他の候補者との差別化が確実に図れます。

採用者は、内定辞退を恐れている

採用担当者にとって最も避けたいのが、内定辞退です。採用には多くの時間とコストがかかるため、 せっかく内定を出しても辞退されてしまうことは大きなダメージ となります。そのため、入職への本気度が高い人材を選びたいと考えています。

お礼状を受け取ることで、採用担当者は「この人は入職に前向きであり、信頼できる」と感じます。特に、手書きの丁寧なお礼状は、「この人はこんなにこの職場で働きたいと思ってくれているんだ!」という印象を強く与える効果があります。

採用担当者として感じることは、 お礼状を送ってくれた候補者は、職場に来ても信頼を築ける人材である可能性が高い ということです。そのため、お礼状は、合否を左右する大きな武器となり得ます。

お礼状を書くことで得られる効果

お礼状を書くことで得られる効果は、以下の通り。

採用担当者に強い印象を与えられる

お礼状を書いてくる求職者は、決して多くはありません。

だからこそ他の候補者との差別化が図れ、「誠実で入職意欲の高い人材」という印象を確実に与えることができます。

感謝の気持ちを具体的に伝えられる

感謝されて嬉しくない人はいません。それは採用担当者でも同じです。
仕事として面接をするのは当たり前ですが、かけた時間や労力に対して感謝の言葉をかけてもらう機会は意外と少ないもの。

面接後の評価をプラスにするきっかけとなる

面接後に即決!となるパターンは実はほとんどありません。多くの候補者が、一長一短の際どいライン上にいます。
そのタイミングでお礼状が届くと一気に評価が上がり、採用に話が進みやすくなります。

お礼状を書く際のポイント

簡潔にまとめる

お礼状はあくまで「感謝を伝える手紙」であり、長々とした文章を書く必要はありません。
むしろ、長文になりすぎると読む側に負担を与え、肝心のメッセージが埋もれてしまう可能性があります。
感謝の言葉、面接を通じて感じたこと、自分の意欲を1～2段落で簡潔にまとめるのがベストです。

具体的な内容を盛り込む

ありきたりなお礼の言葉だけでは、相手の心には響きません。
面接で話題に上がった内容や、特に印象に残ったエピソードに触れることで、お礼状にオリジナリティが生まれます。
たとえば、「○○についてお話しいただき、大変参考になりました」など、具体的な内容を盛り込むと良いでしょう。

誤字脱字をチェックする

お礼状は丁寧さを伝えるツールです。しかし、誤字や脱字があると、その丁寧さが台無しになり、逆に悪印象を与えかねません。
必ず送る前に内容をしっかり確認し、誤字脱字をなくすことが重要です。特に、相手の名前や会社名など、基本的な情報にミスがないよう注意しましょう。

タイミングを逃さない

お礼状は、面接後2～3日以内に送るのが理想的です。採用担当者の記憶が新しいうちに感謝を伝えることで、効果を最大限に引き出せます。
一方で、時間が空きすぎてしまうと、すでに合否の決定がされている可能性があり、送る意味が薄れてしまいます。迅速に対応することで、タイミングを逃さず、自分の印象をさらに深めることができます。

お礼状を送る方法

お礼状を送る方法としては、手紙とメールの2つの選択肢があります。
それぞれのメリットを理解し、状況に応じて使い分けましょう。

おすすめは手紙

お礼状を送る方法として最も効果的なのは手紙です。
手書きの手紙は、手間がかかる分、採用担当者に対して「本気で入職を希望している」という熱意を伝えることができます。
特に40代の求職者の場合、社会経験の豊富さや人間性をアピールする絶好の機会となります。

ポイントは3つ

• 清潔感のある便箋や封筒を選ぶ。
• 誤字脱字がないかしっかり確認する。
• 丁寧な筆跡を心がける。

これらのポイントを押さえた上で、面接後なるべく早めに送ることが大切です。宛先や採用担当者の名前を間違えないよう、細心の注意を払いましょう。

面接後すぐに書き始めることができるよう、便箋や封筒は事前に準備しておくと安心ですよ。

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難しい場合はメールでも可

もし手紙を書く時間がない場合や、面接後すぐにお礼を伝えたい場合は、メールでも問題ありません。
ただし、メールの場合でも手抜き感が出ないように注意が必要です。具体的には、件名を「面接のお礼」とし、本文で「少しでも早く感謝を早く伝えたい」という思いを含めると、丁寧さが伝わります。こちらも、送信前に誤字脱字や敬語表現のチェックを徹底しましょう。

お礼状の例文

以下に、手紙とメールそれぞれのお礼状の例文をご紹介します。

手紙の場合

メールの場合

こひつじ病院
採用ご担当者様

お世話になっております。〇〇〇〇です。
本日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。

本来であれば手紙でお礼をお伝えしたいところですが、感謝の気持ちを少しでも早くお伝えしたく、メールにて失礼いたします。

面接を通じて御院の△△についてお話を伺い、ますます御院で働きたいという気持ちが強まりました。 また、□□の質問に丁寧にお答えいただき、心より感謝申し上げます。

これまでの経験を活かし、御院の〇〇分野に貢献できるよう努めてまいります。 引き続きご検討いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

おだ かすみ
電話: 090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール: example@example.com

まとめ

面接後のお礼状は、採用率を高めるために非常に効果的な方法です。
手書きの手紙や、すぐに送れるメールを活用することで、採用担当者にあなたの誠実さや熱意を印象付けることができます。

しかし、お礼状”だけ”で転職活動を成功させるのは難しいのも事実。
もしもあなたがまだ面接の前段階にいるなら、転職エージェントの力を借りることをおすすめします。
エージェントは求人情報の提供だけでなく、履歴書や職務経歴書のアドバイス、面接対策、さらには入職後のサポートまで行ってくれます。

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理想の職場への第一歩を、今日から踏み出しましょう！

それでは今日も良き療法士ライフを!!